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智慧校园中心分散采购实施细则

第一章总则

第一条为进一步规范威廉希尔分散采购管理工作，建立健全采购管理工作的体制机制，合理界定分散采购资金使用范围、规范采购工作程序，以提高资金使用效益，维护威廉希尔的合法权益，根据《威廉希尔中文官网采购管理办法》（苏财会院〔2021〕26号）文件规定，结合智慧校园中心实际情况，特制订本细则。

第二条凡使用财政性资金采购的工程、货物及服务，采购项目单项（单台、件）或批量采购合同估算金额在30000元以下的采购项目，均适用本细则。

第三条分散采购工作必须依法合规，坚持公开、公平、公正、诚信、竞争、择优、效益的原则，必须注重节俭办学、资源共享，做到计划管理与预算管理相结合, 做到决策、执行和监督部门分工负责、相互协调。

第二章采购组织与职责

第四条审计部门、招标办监督职责

一、监督部门报送的分散采购项目（预算额度、采购方式等）是否符合威廉希尔相关程序和规定；

二、对采购过程中开标、评标、定标等情况进行监督；

三、对项目验收进行监督。

第五条智慧校园中心职责

一、根据分散采购方式做好前期准备工作，包括采购申请、市场调研及采购相关文件等；

二、做好投标人参与招标时的各项组织工作，包括人员联系、场地安排、评标定标等；

三、公示项目招标及中标情况，并报威廉希尔招标办备案；

四、负责与中标单位洽谈签约，并送威廉希尔有关部门审核盖章。

五、做好项目验收、审计及付款时材料准备、人员组织、送审盖章等各项工作。

第三章分散采购范围、方式和要求

第六条分散采购范围

分散采购范围包括小额度的工程类、货物类和服务类采购。

一、工程类采购是指校园有线无线网络、广播电视、安防监控、教学（会议）多媒体及一卡通等系统在改建、扩建、维修、维护时涉及的工程施工以及相关低值易耗材料的采购。

二、货物类采购是指智慧校园各系统在使用与管理过程中所发生的硬件设备、软件系统（接口开发、系统集成）及耗材等采购。

三、服务类采购是指威廉希尔弱电系统、一卡通系统、网站群、OA等系统的年度维保服务的采购。

第七条分散采购方式

一、省级政府采购网上商城采购

1.      属于江苏省省级政府采购网上商城范围内的工程或货物。

2.      按照威廉希尔制订的网上商城采购流程实施。

二、单一来源采购

1．符合下列条件之一的工程、货物或服务，可采用单一来源方式采购：

（1）只能从唯一供应商处采购的；

（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

（3）必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处采购的；

（4）项目属于国内首创的或者在国内仅是个别用户的或者在国内属于行业领先的。

2．采取单一来源方式采购的，采购单位与供应商应当遵循有关法律规定，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

3．采取单一来源方式采购的，智慧校园中心编制谈判文件应明确工程的施工量、货物的数量、价格、性能、服务协议条款等内容，并根据预算编制情况对成交价格提出合理意见供谈判小组人员参考，由谈判小组与供应商进行实质性谈判并形成谈判纪要，供需双方进行商谈后才能实施。

4．如果供货商确因客观原因无法进行现场谈判的，可由供货商以邮寄或传真的方式进行报价或进行电话谈判。如以电话方式进行谈判应形成电话记录，所有报价经用户认可签字后，确认报价有效。

三、询价采购

1、采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目可采用询价采购。

2、智慧校园中心负责成立询价小组，小组成员由使用部门、归口部门人员组成，人员不少于3人。

3、实施询价采购方式的，应遵循下列程序：

（1）符合相应资格条件的供应商不少于三家供应商，并向其发出询价通知书让其报价。

（2）供应商一次报出不得更改的价格。

（3）确定成交供应商。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。

四、网络询价采购

1、一般情况限于零星、低值易耗品的采购，询价对象来源于典型网络商城（如淘宝、京东、苏宁易购等），即在询价采购的原则下，通过网络采购所需物品并保存截图。

2、在网络询价采购中，需要立项申请而没有立项申请的项目不能采购，对方不能提供规范发票的项目不能采购。

五、应急采购按《威廉希尔中文官网应急采购项目暂行管理办法》（苏财会院[2015]4号）实施。

六、其他方式

1、不适合按以上方式实施的采购可选择公开招标、邀请招标及竞争性谈判等采购方式，具体操作按《威廉希尔中文官网采购管理办法》（苏财会院〔2021〕21号）文件规定实施。

2、小额（5000元以下）的应急维修（如LED大屏损坏配件维修）可以在参照本地市场价格联系维修单位实施应急维修。

3、零星低值易耗品（5000元以下）的应急采购可以参照网络询价价格，在保证质量与售后服务的前提下在本地商城实施应急采购。

第八条分散采购实施规程的要求

一、经办人填写分散采购申请表，部门负责人、分管校领导审核批准后由采购小组实施采购。

二、采购小组（评标小组）由使用部门、归口部门人员组成，人员不少于3人，审计部门、招标办视情况确定是否派人员参加。

三、分散采购实施完成后经办人填写分散采购备案表报威廉希尔招标办。

四、采购项目单项（单台、件）或批量采购合同金额在5000元（含）以上的采购结果在部门子网页或威廉希尔招标信息网上发布中标结果信息（网上商城采购除外）。

五、分散采购相关文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存五年。采购文件包括采购申请、采购项目各项准备材料、合同文件、验收付款等材料。

第四章采购立项

第九条立项审批

一、采购项目立项严格执行威廉希尔立项审批有关规定和工作流程。

二、预算总额在5000元以下的采购项目且属于校内财务预算额度内的，经部门负责人批准后实施采购；预算总额在5000元（含）以上，30000元以下的采购项目且属于校内财务预算额度内的，经部门负责人、分管校领导批准后实施采购。

第五章合同的签订及执行

第十条合同的签订

一、采购价在5000元（含）以上项目需签订合同。

二、合同签订前，按《经济合同定时审签暂行办法》（苏财会院[2015]39号）文件规定向审计部门送审。合同签订后，送威廉希尔合同管理部门（原件）、审计部门（原件）及其他需要用的部门各一份。

第十一条智慧校园中心是执行合同的主体，按照威廉希尔文件规定规范合同执行行为。

第六章验收

第十二条项目验收按照《威廉希尔中文官网采购项目项目验收暂行办法》（苏财会院[2015]5 号）文件执行。

第十三条验收小组成员由项目采购小组成员组成、威廉希尔审计部门和招标办视情况派工作人员对验收工作实施监督。

第七章纪律与要求

第十四条在实施分散采购活动中，工作人员如出现违规、违纪、违法行为按《威廉希尔中文官网采购管理办法》（苏财会院〔2021〕26号）文件中第八章第四十二条规定处理。

第八章附则

第十五条本办法自颁布之日起执行，本办法未尽事宜，由智慧校园中心负责解释。

                                              智慧校园中心

                                             2021年9月1日

附件1：智慧校园中心分散采购申请表.docx

附件2：智慧校园中心分散采购情况备案表.docx